郵便物管理サービスとは？
郵便物管理サービスとは、物理的に届いた郵便物を指定の住所で代理受領し、内容をスキャンしてデジタル化した上で、オンラインで管理・確認できるサービスのことを指します。
企業の総務業務の効率化や、個人のプライバシー保護・時間管理の観点からも注目されており、クラウド型で提供されるサービスが主流となっています。
また、郵便転送、PDF化、仕分け指示、破棄依頼など、柔軟な対応が可能なサービスも増えており、業種や規模を問わず導入が進んでいると思います。
郵便物管理サービスを導入するメリットは？
- どこにいても郵便物を確認できる
スマートフォンやPCから郵便物の画像を確認できるため、物理的な場所に縛られない運用が可能になると考えます。 - 業務の効率化・ペーパーレス化が進む
スキャンデータの活用により紙の保管が不要になり、管理コストやスペース削減にも繋がると思います。 - 紛失・見落としリスクの低減
郵便物がすべてデータとして記録・通知されることで、重要な書類の見逃しを防ぐことができると考えます。 - 個人情報保護・セキュリティ対策にも貢献
私書箱や法人住所の代替としても利用でき、プライバシーや社内情報の保護にも役立つと思います。 - 多拠点管理が容易に
本社・支社・自宅・海外など複数の拠点に届く郵便物を一括で確認・指示できる仕組みが整っていると考えます。
郵便物管理サービスの比較ポイントと選び方
AI仕分け機能の実用性
最近のサービスでは、届いた郵便物の宛名・内容を自動判別してタグ付けするAI機能が搭載されていることが増えています。
大量の郵便物が届く場合、この機能により大幅な仕分け時間の短縮が期待できると思います。
セキュリティ・情報ガバナンス体制
第三者に郵便物の取り扱いを委託する以上、情報漏洩対策や閲覧制限などのセキュリティ対策は不可欠です。
データ暗号化、閲覧履歴の管理、ユーザーごとの閲覧制限ができるかなどを確認するとよいと思います。
ナレッジ・通知の仕組み
「どの郵便物が誰宛なのか」「対応が完了したのか」など、チーム全体での共有・記録の仕組みが整っているかが重要です。
通知機能やコメント欄、履歴管理があるサービスは、業務フローへの統合がしやすいと考えます。
外部連携・拡張性
他の業務システム（Google Drive、Slack、Chatworkなど）と連携できるか、API連携が可能かといった拡張性も選定時の大きなポイントです。
情報の二重管理を避けるためにも、連携性は重視すべきだと思います。
ランニングコストの妥当性
スキャン件数ごとの課金モデルや、転送・破棄などのオプション費用が想定より高額になるケースもあります。
自社の郵便物量に合わせた料金プランの柔軟性があるか確認するとよいと思います。
以上の内容から、自社にあった商品・サービスの資料を是非無料でダウンロードしてみてください！
まとめ
郵便物管理サービスは、単なる「便利機能」ではなく、働き方そのものを効率化・デジタル化する重要なインフラになりつつあると考えます。
自社のニーズに合ったサービスを選ぶことで、郵便物の煩雑な処理から解放され、より本質的な業務に集中できるようになると思います。
