サービス内容についての説明
契約書管理システムとは、企業内の契約書をデジタルデータとして一元管理できるクラウド型またはオンプレミス型のソフトウェアです。
契約書の登録・検索・閲覧・更新・期限アラートなどを自動化し、契約業務の効率化とリスク低減を実現します。
主な機能には以下のようなものがあります。
契約書のOCRによる自動読み取り機能により、紙の契約書を電子化して検索可能にします。
権限設定を行うことで、閲覧・編集・承認フローを部門単位で制御できます。
また、契約期限の自動通知機能により、更新忘れや解約漏れを防止します。
電子契約システムやワークフローシステムと連携できる製品も多く、契約プロセス全体をデジタルで完結させることが可能です。
導入することのメリットとは？
契約書管理システムを導入することで、次のような効果が期待されます。
業務効率の大幅な向上
紙やPDFを手作業で整理する手間を削減し、検索や閲覧が即座に行えます。
契約リスクの低減
期限通知機能やアクセス権限設定により、更新漏れや情報漏えいのリスクを防止できます。
内部統制の強化
承認履歴や改訂履歴を自動で記録するため、監査対応が容易になります。
コスト削減
紙の保管スペースや印刷コストを削減し、管理業務の省力化にもつながります。
ナレッジ共有の促進
契約情報を部門間で共有できるため、法務部門だけでなく営業や経理も迅速に対応できます。
こうした課題を抱える方には特におすすめです。
比較するポイントや選び方は？
契約書管理システムを比較・選定する際は、次の観点を重視することが重要です。
検索精度：
OCRやタグ機能の精度が高く、契約書名・取引先名・日付などで迅速に検索できるかを確認します。
AI機能：
契約内容を自動で分類・リスク分析するAI機能を備えているかも重要な比較軸です。
更新通知と期限管理：
契約更新・満了日の自動リマインドが設定できるか、通知方法を柔軟にカスタマイズできるかを確認します。
セキュリティ・ガバナンス：
データ暗号化・アクセス制御・操作ログ管理など、情報漏えい防止策が整っているかをチェックします。
コスト・導入負担：
初期費用・月額利用料・ユーザー単価・ストレージ容量など、導入後の運用コストを比較します。
他システムとの連携性：
電子契約サービス、SFA、ERPなどとスムーズに連携できるかを見極めることで、全体最適化が図れます。
サポート体制：
導入後の問い合わせ対応や運用サポート、法改正対応のスピードも評価のポイントです。
以上の内容から、自社にあった商品・サービスの資料を是非無料でダウンロードしてみてください！
結論
契約書管理システムは、契約リスクの低減と業務効率化を両立させる重要なツールです。
特に、電子契約やAI検索との連携を前提に選定することで、法務DXの実現に近づけます。
複数のシステムを比較する際は、検索精度・セキュリティ・連携性を中心に、自社の契約プロセスに最も適したものを選ぶことが重要です。
導入を検討する際は、自社の課題と照らし合わせて比較することをおすすめします。
