はじめに
結論としてDocusign eSignatureは契約業務をより速くより安全に進めたい企業や個人に最適な電子契約サービスです。
その理由は印刷や押印や郵送といった紙の手続きを必要とせずオンラインで完結できるからです。
従来の契約フローでは文書作成や郵送待ちに時間がかかりビジネスのスピードが低下しやすい構造がありました。
Docusign eSignatureを導入することで署名依頼から締結までを数クリックで進められるようになります。
その結果として契約完了までのリードタイムが短縮され担当者の業務負担も軽減されます。
サービスの詳細
Docusign eSignatureは世界180か国以上で利用され170万社以上が導入している世界No.1シェアの電子契約サービスです。
オンライン上で契約書を作成し送信し相手に署名を依頼し完了した文書を安全に保管できる仕組みを備えています。
署名に対応している言語は44言語であり送信に対応している言語は14言語です。
そのため多国籍チームや海外拠点との契約にもスムーズに対応できます。
利用者はPCやタブレットやスマートフォンなどのデバイスから契約書を開き画面案内に沿って署名を行うだけで手続きが完了します。
紙の契約書のように印刷や押印や郵送を行う必要がないため署名者側の負担も大幅に減ります。
さらに世界最高水準のセキュリティが備わっており暗号化やアクセス権限管理によって機密情報を安全に扱うことができます。
改ざん防止や操作履歴の記録など監査証跡も充実しておりコンプライアンス強化にも貢献します。
運営会社はグローバルサービスを展開するDocuSign Incと日本法人であるドキュサイン・ジャパン株式会社です。
料金は月額制で利用目的やユーザー数に応じた複数のプランが用意されており小規模から大規模まで柔軟に導入できます。
導入後のイメージ
Docusign eSignatureを導入すると契約フロー全体が紙中心のアナログなプロセスからデジタル完結型へと変わります。
営業担当者はテンプレートを選び必要情報を入力するだけで署名依頼を送信できます。
取引先はメールで届いたリンクから契約書を開いて内容を確認しその場で署名できます。
社内承認者も外出先や在宅勤務中でもオンラインで承認できるため押印や紙回覧のためだけに出社する必要がなくなります。
契約の進行状況は管理画面でリアルタイムに確認でき誰が署名済みかどこで止まっているかが一目で分かります。
これにより進捗確認の手間や催促のやり取りが減り担当者のストレスも軽減されます。
署名済みの文書はクラウドに自動保存され検索やダウンロードもすぐに行え、契約書の管理業務が効率化され内部統制や情報共有もスムーズに進むようになります。
このようにDocusign eSignatureは日々の契約をスピーディーで透明性の高いプロセスへ変えていく手段として役立ちます。
導入のメリット
| 特徴 | メリット |
|---|---|
| 世界180か国以上・170万社以上の採用 | 高い信頼性を確保し安心して導入できる |
| 44言語署名対応・14言語送信対応 | 海外との契約も同じフローで統一できる |
| 高度なセキュリティと監査証跡 | 改ざん防止や不正アクセス対策に優れコンプライアンス強化につながる |
| 契約書のクラウド一元管理 | 過去文書を素早く検索でき管理効率が向上する |
| 月額制の柔軟なプラン構成 | 規模や用途に合わせてコスト最適化がしやすい |
まとめ
Docusign eSignatureは世界No.1シェアを誇る電子契約サービスとしてスピードや安全性や使いやすさに優れています。
紙の契約書で必要だった印刷や押印や郵送といった手間を見直すことで契約にかかる時間やコストを削減できます。
さらに堅牢なセキュリティや監査証跡や一元管理機能によって安心して電子契約へ移行できます。
国内だけでなく海外との契約が多い企業にとっても統一した手続きが可能になる点は大きな強みです。
契約フローを効率化しビジネスのスピードを高めたい場合にはDocusign eSignatureは非常に有力な選択肢になります。
画像出典元：「Docusign eSignature」公式HP
