出張管理を革新する「AI Travel」：申請から経費精算まで一元化

はじめに

企業の成長とともに、従業員の出張機会は増加します。
しかし、出張の申請、手配、経費精算といった業務は複雑で時間がかかり、管理部門や出張者にとって大きな負担となっています。

これらの課題を解決するために開発されたのが、クラウド型出張管理サービス「AI Travel」です。

「AI Travel」とは

「AI Travel」は、出張に関わる一連の業務を一元管理できるクラウドサービスです。
国内外のホテル、飛行機、新幹線の予約から、出張申請、承認、経費精算までをシステム内で完結できます。
これにより、出張業務の効率化とコスト削減を実現します。

主な特徴

• 一括予約機能：目的地を入力するだけで、最適な交通手段や宿泊施設をまとめて検索・予約できます。
  これにより、複数のサイトを行き来する手間が省け、予約業務が大幅に効率化されます。
• ワークフローの一元化：出張の申請や承認、経費精算をすべてシステム内で完結できます。
  これにより、紙ベースの申請書類や手作業による承認プロセスが不要となり、業務のスピードと正確性が向上します。
• 旅費規程の自動反映：部署や役職ごとに設定した会社の旅費規程に沿ったプランが自動的に表示されます。
  これにより、規程外の予約を防ぎ、内部統制の強化につながります。
• 経費の一括請求：出張費用は会社請求として一括管理されるため、従業員の立替払いが不要になります。
  これにより、出張者の金銭的負担が軽減され、経理部門の精算業務も削減されます。
• データの可視化と分析：出張経費を部署・役職・プロジェクトごとに可視化でき、旅費規程の遵守状況も一目で確認できます。
  これにより、コスト削減施策の検討や出張ポリシーの見直しに役立ちます。

導入のメリット

「AI Travel」を導入することで、以下のメリットが期待できます。

• 業務効率の向上：出張に関わる申請、承認、予約、経費精算といった業務がシステム内で完結するため、手作業によるミスが減少し、業務スピードが向上します。
• コスト削減：出張費用の可視化と分析により、無駄なコストを削減できます。また、適正価格の調査機能により、過去の市場価格を遡って確認し、コスト適正化を図ることが可能です。
• 内部統制の強化：旅費規程の自動反映や遵守状況の可視化により、規程外の出張を防止し、コンプライアンスを強化できます。

「AI Travel」の機能一覧

以下の表は、「AI Travel」の主要な機能とその概要をまとめたものです。

まとめ

「AI Travel」は、出張に関わる業務を一元化し、効率化とコスト削減を実現するクラウドサービスです。
申請から承認、予約、経費精算までをシステム内で完結できるため、出張者や管理部門の負担を大幅に軽減します。

さらに、旅費規程の自動反映やデータの可視化機能により、内部統制の強化やコスト管理の最適化にも寄与します。出張業務の効率化を検討している企業にとって、「AI Travel」は強力なサポートツールとなるでしょう。

画像出典元：「AI Travel」公式HP