はじめに
受付業務は「来客対応の第一印象」を左右する重要な業務でありながら、多くの企業で手間や時間の負担になりがちです。
特に、来訪者の情報入力や担当者呼び出し、名簿管理といった一連の流れは、受付スタッフの負担になるだけでなく、接触リスクや人為ミスの原因にもなります。
そこで注目されているのが、クラウド型受付システムである「ラクネコ」です。
ラクネコを導入することで、受付を簡略化しながら安全・スムーズな来客対応を実現できます。
サービスの特徴・詳細
ラクネコは、来客の受付から担当者への通知までをワンストップで完結させる多機能な受付システムです。
- QRコード認証による受付–事前に発行したQRコードを来訪者がiPadにかざすだけで受付が完了します。
- 名刺撮影・手書き入力に対応–キーボード入力が苦手な来訪者にも配慮した名刺撮影や手書き入力で、受付のスムーズさを保ちます。
- カレンダー連携と自動招待メール–既存のGoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携し、アポイント登録と同時に来訪者へQRコード付きの招待メールを自動送付できます。専用スマホアプリ「ラクネコMobile」など多彩な方法で担当者に通知が届きます。
- 柔軟な受付フロー–アポイントあり／なし、担当者検索、総合受付、面接対応、配送業者向け受付など、さまざまなシーンに応じて受付方法をカスタマイズ可能です。
- 設備コストを抑えた導入–iPadがあれば利用可能で、専用端末の購入が不要なため初期導入コストを抑えることができます。
導入後のイメージ
ラクネコを導入すれば、たとえば営業訪問の来客が多いオフィスでは、従来必要だった受付業務と取次ぎをほぼゼロにできます。
来訪者はQRコードをかざすだけで受付が完了し、そのまま待合室へ案内されるか、担当者からの呼び出しを受ける流れになります。
担当者にはチャットや電話通知が即座に届くため、わざわざ受付に足を運ぶ必要もありません。
また、名刺撮影や手書き入力によって受付行列や入力ミスを防げるため、訪問者にも快適な体験を提供できます。
導入のメリット
| 項目 | 効果 |
|---|---|
| 受付業務の省力化 | QRコード・名刺撮影で受付が自動化され、受付スタッフの工数を削減できます。 |
| 担当者取次ぎの手間削減 | 来訪通知がチャットや電話で届き、取次ぎ工数をゼロにできます。 |
| 入力ミス・記入漏れ防止 | 名刺撮影・手書き入力により、来訪者情報の入力ミスを防ぎます。 |
| コスト削減 | 専用端末不要で、iPadや既存デバイスで運用可能です。 |
| 接触機会の削減・安全性向上 | QRコード認証により、来訪者と受付担当の接触を最小限にできます。 |
| 柔軟な運用対応 | アポイントあり／なし、面接、配送受付など多様な運用に対応可能です。 |
まとめ
受付対応の非効率や手間、来訪者との接触、入力ミスなどの課題を抱えている企業にとって、ラクネコは理想的なソリューションです。
QRコード受付、名刺撮影、カレンダー連携、通知機能などを通じて、受付業務を効率化しながら、安全・スムーズな来客対応を実現できます。
初期コストを抑えつつ、本格的な受付フローのDX化を目指すなら、ラクネコは非常に有力な選択肢です。
画像出典元：「ラクネコ」公式HP
