はじめに
RECEPTIONISTは来客受付と日程調整を一つにまとめ企業の受付業務を根本から効率化できるクラウド受付システムです。
従来の受付業務では担当者の呼び出しや来客記録の管理に多くの手間がかかっていましたが仕組みをデジタル化することで対応スピードと運用の精度を同時に高めることができます。
ビジネスチャットやSMSを通じてリアルタイムに通知できるため担当者がどこにいても迅速に応対でき働き方が多様化する環境でも安定した来客体験を提供できます。
サービスの特徴・詳細
RECEPTIONISTは継続率99.5パーセントと稼働率99.95パーセントを備え安定した運用と高い生産性を両立できる点が大きな特徴です。
- iPadを受付端末として利用でき来客対応から記録管理までを一つの画面で簡潔に行えます。
- 入力された来客内容がビジネスチャットやSMSで担当者へ直接通知され取次作業の負担を削減できます。
- Web上で日程調整が完結しメールや電話での候補調整の往復を減らしアポイント設定を効率化できます。
- 来客情報がクラウドに自動保存され履歴確認やセキュリティチェックを必要な時にすぐ実施できます。
- スマートロックやゲートなど外部サービスと連携し受付から入館管理までをスムーズにつなげられます。
- オフィス工場店舗など幅広い運用環境に対応でき拠点ごとの受付フローを標準化することができます。
これらの機能により受付対応が属人化せず誰でも同じ品質で運用できる体制が整い企業全体の効率化に寄与します。
導入後のイメージ
導入後は受付に設置したiPadを来客者が操作するだけで受付が完了し担当者への通知も即座に行われます。
担当者は内線を待つ必要がなくフリーアドレスや移動中でもすぐに応対でき来客を待たせないスムーズな体験を提供できます。
来客履歴は自動で蓄積され誰がいつ来社したかを正確に把握できセキュリティ運用や訪問記録管理にも活用できます。
Web日程調整を併用することでアポイント前の調整も効率化でき来客者は提示された候補から選ぶだけで調整が完了します。
受付業務にかかっていた手作業が大幅に減るため総務や社員は本来の業務に集中しやすくなりオフィス全体の生産性向上につながります。
導入のメリット
RECEPTIONISTの導入は受付の無人化だけでなく働き方やセキュリティにも良い影響を生み出します。
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 受付対応の省人化とコスト削減 | 自動受付とチャット通知により取次作業を減らし人件費や運用コストを抑えられます。 |
| 担当者への即時通知で来客対応が迅速に | 担当者へ直接通知され待ち時間を減らし来訪者の体験価値が向上します。 |
| 日程調整業務の効率化 | Web完結で候補調整を省力化でき営業やバックオフィスの生産性向上につながります。 |
| 来客履歴の一元管理 | 来客情報がクラウドに保存され監査対応やセキュリティ強化に役立ちます。 |
| 多拠点展開と運用変更に強い | レイアウト変更や拠点追加に柔軟で多様な働き方環境にフィットします。 |
まとめ
RECEPTIONISTは来客受付と日程調整をクラウドで統合し受付業務の無人化と生産性向上を同時に実現できる受付システムです。
リアルタイム通知Web日程調整クラウド記録管理といった機能により受付品質を高めながら組織全体の働き方を最適化できます。
来客体験と業務効率の両方を改善したい企業にとってRECEPTIONISTは長期的に活用できる受付DXの中心的なツールです。
画像出典元：「RECEPTIONIST」公式HP
